4 lựa chọn cho hệ thống phòng họp trực tuyến nhỏ (3-5 người họp)

Đối với phòng họp trực tuyến nhỏ, hệ thống phòng họp trực tuyến nên được tối ưu để mang lại trải nghiệm họp tự nhiên nhất mà không cần thao tác quá nhiều với hệ thống. Dưới đây là 4 hệ thống họp trực tuyến giúp đảm bảo chất lượng cuộc họp trực tuyến và hiệu quả kinh tế nhất cho phòng họp nhỏ của bạn.

Hệ thống phòng họp trực tuyến là gì?

Hệ thống phòng họp trực tuyến là hệ thống bao gồm các thiết bị họp trực tuyến kết nối với nhau nhằm nâng cao chất lượng video và âm thanh cho phòng họp trực tuyến trong các cuộc họp hội nghị truyền hình.

Hệ thống phòng họp trực tuyến bao gồm các thiết bị thu, phát hình ảnh, âm thanh và một bộ xử lý trung tâm hoặc máy tính nơi kết nối các phòng họp trực tuyến lại với nhau thông qua giao thức (SIP, H.323) hoặc ứng dụng hợp trực tuyến (Zoom Workplace, Microsoft Teams, Google Meet,…). Các thiết bị thường được lựa chọn cho phòng họp trực tuyến như sau:

• Thiết bị thu hình ảnh: Camera hội nghị, Webcam.
• Thiết bị thu âm thanh: Loa hội nghị, Mic đa hướng, micro cầm tay, micro cổ ngỗng.
• Thiết bị phát hình ảnh: TV, Màn hình, Máy chiếu,…
• Thiết bị phát âm thanh: Hệ thống âm thanh, Loa TV, Loa hội nghị,…
• Máy tính hoặc bộ xử lý trung tâm: Codec, Mini PC, Laptop,…

Hệ thống phòng họp trực tuyến nhỏ thường có diện tích từ 5 – 20m2 là dạng phòng họp trực tuyến của đa số doanh nghiệp hiện nay với số người tham dự từ 3-7 người và thường sử dụng song song cho cả 2 mục đích họp online và họp offline. Nói cách khác, hệ thống phòng họp trực tuyến nhỏ là một phòng họp nhỏ được nâng cấp lên khả năng họp trực tuyến bằng cách trang bị thêm các thiết bị họp trực tuyến phù hợp.

Các lưu ý khi thiết kế giải pháp họp trực tuyến cho phòng họp nhỏ

Tập trung vào trải nghiệm họp

Các hệ thống họp trực tuyến cho phòng nhỏ không nên quá tập trung tính vào tính hình thức của cuộc họp. Bạn sẽ không cần phải phóng to giọng nói của mình qua loa trong phòng, không cần cầm mic mỗi lần phát biểu, không cần một kỹ thuật viên chuyên nghiệp để điều khiển góc nhìn camera và cũng không nên thao tác quá nhiều trong lúc họp trực tuyến. Hệ thống đáp ứng các tiêu chí này sẽ mang lại trải nghiệm cuộc họp trực tuyến tốt nhất cho bạn.

Trải nghiệm họp trực tuyến tốt nhất là khi nó hệt như một cuộc họp offline trong phòng, trong đó mọi người trong cuộc họp online và offline trao đổi và nhìn thấy nhau một cách tự nhiên nhất.

Điểm danh và tận dụng các thiết bị trong phòng họp đang có

Phương án kinh tế nhất trước khi đầu tư hệ thống họp trực tuyến là bạn nên xem xét phòng họp mình hiện đang có các thiết bị gì, từ đó lên kế hoạch lựa chọn các thiết bị cần đầu tư thêm để nâng cấp phòng họp của mình thành phòng họp trực tuyến. Các thiết bị bạn cần điểm danh như mô tả ở phần trên của bài viết.

Giải pháp kết nối hiệu quả

Bạn nên tìm kiếm các giải pháp càng ít dây càng tốt để nâng tính thẩm mỹ cho phòng họp. Đối với các giải pháp hệ thống sử dụng hoàn toàn không dây, hãy chắc rằng thao tác sử dụng đơn giản dễ hiểu và ổn định đối với bạn và những người cùng sử dụng khác.

Hiểu và xử lý các vấn đề thường gặp

Hệ thống họp trực tuyến nếu không sử dụng đúng cách sẽ thường phát sinh những lỗi gây khó khăn trong kết nối và giảm chất lượng cuộc họp. Hãy chắc rằng bạn hoặc người hỗ trợ bạn hiểu rõ và giải quyết nhanh các vấn đề này ngay khi chúng phát sinh hoặc tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp có thể hỗ trợ tốt cho bạn sau khi mua hàng.

Các vấn đề thường gặp nhất cho hệ thống họp trực tuyến nhỏ bao gồm: Giảm chất lượng hình ảnh, Vang, vọng âm thanh trong cuộc họp, Nâng cấp giải pháp, hỗ trợ đào tạo cho người mới,…

4 hệ thống phòng họp trực tuyến nên lựa chọn cho phòng họp nhỏ

Hệ thống Camera và âm thanh cao cấp hoàn chỉnh

Hệ thống đồng bộ của thương hiệu Rocware bao gồm: Camera ghi hình Rocware RC841U, Mic thu âm đa hướng Rocware RM702, Loa chuyên cho phòng họp Rocware S22, Mini PC/Codec Rocware, bộ chuột bàn phím không dây và các tùy chọn nâng cao khác đồng bộ thương hiệu Rocware.

Ưu điểm của hệ thống:

• Giải pháp kết nối đồng bộ và không dây cho người dùng cuối
• Mang lại trải nghiệm cuộc họp ổn định và chất lượng cao
• Đáp ứng nhu cầu họp rảnh tay (không cầm micro) cho phòng họp kích thước lên đến 30 – 40 m2
• Giải pháp cho phép mở rộng phạm vị thu micro bằng cách sử dụng lên đến 6 micro RM702 mà không phát sinh vấn đề tương thích
• Phần cứng hoàn toàn tương thích và đồng bộ giúp chủ động xử lý vấn đề lặp tiếng mà không phụ thuộc vào phần mềm
• Nếu muốn sử dụng cho Laptop cá nhân, bạn chỉ cần kết nối cáp USB đơn giản
• Đa dạng các giải pháp lắp đặt và phụ kiện cho mọi nhu cầu sử dụng.

Xem thêm: Review ngoại hình thực tế Camera Rocware RC841U

Hệ thống phòng họp trực tuyến All-in-one

Hệ thống bao gồm 1 thiết bị duy nhất là Camera All-in-one Rocware RC10, Thiết bị đảm nhiệm nhiều vai trò cùng lúc như Ghi hình, Ghi âm, Phát loa với kết nối chỉ 1 cáp USB duy nhất đến máy tính. Kết hợp với Màn hình TV, Rocware RC10 mang lại cho bạn hệ thống phòng họp trực tuyến hoàn hảo cho phòng họp trực tuyến dưới 20 m2.

Ưu điểm của hệ thống:

• Tất cả các chức năng tích hợp trên 1 thiết bị duy nhất
• Thiết kế hoàn hảo cho phòng họp dưới 20m2 khiến bạn không bận tâm về trải nghiệm họp khi sử dụng.
• Hạn chế dây dẫn đến mức tối thiểu (1 cáp USB) mà vẫn đáp ứng tính dễ dùng (cắm vào máy tính và dùng ngay)
• Công nghệ AI hỗ trợ tự tạo khung hình đẹp mắt mà không cần điều khiển thủ công

Xem thêm: Camera họp trực tuyến All-in-one là gì?

Hệ thống camera/ webcam kết hợp cùng Loa hội nghị

Hệ thống bao gồm: Camera hoặc webcam hội nghị chất lượng cao Rocware RC310 kết hợp cùng 1 loa hội nghị Bluetooth Rocware M300. Hệ thống này là giải pháp kinh tế nhất cho phòng họp nhỏ mà vẫn đáp ứng nhu cầu sử dụng và mang lại chất lượng cuộc họp chuyên nghiệp cho phòng khoảng 10m2 và 3-5 người họp.

Ưu điểm của hệ thống:

• Giải pháp kinh tế nhất mang lại cuộc họp chất lượng cao cho phòng họp khoảng 10m2
• Linh hoạt, tiện dụng cho phòng họp nhỏ hoặc sử dụng cá nhân/ họp nhóm, có thể mang theo ở bất cứ đâu.
• Sử dụng không cần kết nối với nguồn điện, dễ dàng mang đi khi công tác.

Webcam tích hợp micro chất lượng cao cho phòng họp

Hệ thống bao gồm: Wecam góc rộng Rocware RC15. Đây là giải pháp tiết kiệm nhất giúp bạn tận dụng mọi thứ của phòng họp hiện có mà vẫn có thể tạo cuộc họp trực tuyến với nhóm nhỏ 3-4 người với hình ảnh chất lượng và micro thu âm khoảng cách xa. Tuy nhiên bạn cần lưu ý đối với các vấn đề thường gặp khi sử dụng ứng dụng họp trực tuyến không hỗ trợ tính năng chống lặp âm và lưu ý khi môi trường họp quá nhiều người.

Lời kết

Tùy vào nhu cầu và tài chính của mình, bạn có thể tham khảo và lựa chọn các hệ thống phòng họp trực tuyến Rocware cho phòng họp của mình. Liên hệ ngay với chúng tôi – Rocware Việt Nam để được tư vấn hệ thống phù hợp và trải nghiệm thử các hệ thống họp trực tuyến này ngay tại phòng họp của bạn.